Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Einzubeziehende Kosten

Nachfolgend wird dargestellt, welche Kosten in die Rückstellung einzubeziehen sind, und welche nicht.

Hintergrund

Nach Handels- und Steuerrecht ist für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Rückstellungsfähige Kosten sind:

• einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr,
  einmalige Aufwendungen für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung,
  Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-Abschreibung, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Nebenkosten etc.),
  Aufwendungen für Einrichtungsgegenstände, es sei denn, diese sind bereits vollständig abgeschrieben,
  anteilige Finanzierungskosten für Server, PC oder Archivräume,
  Zinsanteil aus Leasingraten, wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands ist.
• Nicht rückstellungsfähig sind demgegenüber u. a. Kosten für die
  zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern,
  Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist,
  Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.