Kassensysteme: Meldepflicht startet ab 1.1.2025

Regelung des § 146a Abs. 4 AO
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems i. S. des § 146a Abs. 1 erfasst, hat dem Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung Folgendes mitzuteilen:

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen,
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
• Art und Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
• Seriennummer,
• Datum der Anschaffung und der Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems.

Das elektronische Mitteilungsverfahren wird ab dem 1.1.2025 über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung stehen. Die Mitteilung kann wie folgt vorgenommen werden:

• per Direkteingabe im ELSTER-Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Abs. 4 AO“ auf www.elster.de,
• per Upload einer XML-Datei auf www.elster.de in MEIN ELSTER oder
• per Datenübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle.

Die Mitteilung von vor dem 1.7.2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen 
i. S. des § 1 Abs. 1 S. 1 der Kassensicherungsverordnung ist bis zum 31.7.2025 zu erstatten.

Ab dem 1.7.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen. Dies gilt ebenfalls für ab dem 1.7.2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme. Dabei ist zu beachten, dass bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme vorher die Anschaffung mitzuteilen ist.

Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1.7.2025 außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.

Merke: Gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme stehen angeschafften Systemen gleich.

Das Bundesfinanzministerium geht in seinem Schreiben auch auf das Mitteilungsverfahren für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ein, das ebenfalls ab dem 1.1.2025 zur Verfügung steht. 

Hier wird u. a. ausgeführt, dass von einer Mitteilung für solche EU-Taxameter und Wegstreckenzähler abzusehen ist, die ohne eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verwendet werden. Dies gilt bis zur Implementierung der Sicherheitseinrichtung, längstens aber für den Zeitraum der Nichtbeanstandung, d. h., bis zum 31.12.2025.

Praxistipp: Das Bundesfinanzministerium hat unter www.iww.de/s11221 einen Fragen-Antworten-Katalog veröffentlicht. Hier werden u. a. Fragen zum Kassengesetz, zur Belegausgabepflicht und zur technischen Sicherheitseinrichtung beantwortet.