Dokumentationspflichten im Zusammenhang mit steuerfreien Lohnzuschlägen

Nachtarbeitszuschläge

Zuschläge, die Ärztinnen und Ärzte für ihre tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit neben ihrer Grundentlohnung erhalten, sind grundsätzlich einkommensteuerfrei, sofern die gesetzlichen Prozentsätze vom Grundlohn (bei Nachtarbeitszuschlägen bis zu 25 % des Grundlohns) eingehalten werden (§ 3b Abs. 1 Einkommensteuergesetz/EStG).

Aufzeichnungspflichten

Nachtarbeiten werden nach obiger Vorschrift als Tätigkeiten in der Zeit von 20 Uhr bis 6 Uhr definiert. Bei einer Lohnsteuerbetriebsprüfung werden diesbezüglich gerne die von der Arbeitgeberin bzw. dem Arbeitgeber geführten Aufzeichnungen für die Sonderzuschläge aufgegriffen und als unzureichend verworfen. Für Nachtarbeitszuschläge verlangt die Finanzverwaltung im Regelfall die genaue Aufzeichnung der Uhrzeiten für Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Allein die Aufzeichnung der Arbeitsdauer der Nachtarbeiten genügt im Regelfall nicht.

FG-Urteil

Nach einer Entscheidung des Finanzgericht/FG Schleswig-Holstein sind Anfangs- und Schlusszeiten aber keine materielle Voraussetzung für die Steuerfreiheit von Nachtzuschlägen (Urteil vom 9.11.2022, 4 K 145/20). Wenn in den Aufzeichnungen keine genaue Anfangs- und Schlusszeit festgehalten wird, führe dies nicht dazu, dass § 3b EStG unanwendbar ist, so das Gericht. Ärztinnen und Ärzte können sich in gleichgelagerten Fällen auf dieses – rechtskräftige – Urteil berufen.