Arbeitszimmer bei Selbstständigen: Aufzeichnungspflicht zwingend zu beachten

Sachverhalt
Der Steuerpflichtige erzielte im Streitjahr 2017 u. a. Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Er bewohnte ein Eigenheim (bestehend aus Keller, Erd- und Obergeschoss sowie ausgebautem Dachgeschoss). Seine selbstständige Tätigkeit übte er in dem als Arbeitszimmer eingerichteten Dachgeschoss aus. Daneben nutzte er eine im Erdgeschoss gelegene Bibliothek. Das Arbeitszimmer bildete den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen.

In seiner Einkommensteuererklärung erklärte der Steuerpflichtige einen Verlust aus freiberuflicher Tätigkeit. Dem lagen die Absetzung für Abnutzung (AfA) auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zugrunde. In der Folge kam es mit dem Finanzamt zum Streit über die Höhe der abzugsfähigen Aufwendungen. 

Das Finanzgericht Hessen wies die vom Steuerpflichtigen eingelegte Klage mit der Begründung ab, dass die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bereits dem Grunde nach nicht berücksichtigungsfähig sind, da er seine Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 S. 1 und 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) verletzt hat. Diese gelten, so das Finanzgericht, auch für die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung. Die hiergegen eingelegte Revision war nun erfolglos.

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (im Sinne des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG) sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Die Erfüllung dieser Pflicht ist Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. 

Sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer müssen einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Eine bloße Belegsammlung reicht nicht aus. 

Im Streitfall fehlte es an einer solchen Aufzeichnung. Denn der Steuerpflichtige hatte die Belege über das Streitjahr gesammelt und erst bei der Erstellung der Steuererklärung eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten gefertigt. 

Hinweise für die Praxis
Der Bundesfinanzhof führte zudem aus, dass auch die Erfassung der Aufwendungen im Formular der Einnahmen-Überschussrechnung den Erfordernissen des § 4 Abs. 7 EStG an eine Einzelaufzeichnung nicht genügte.

Beachten Sie — Vielmehr (so der Bundesfinanzhof in der Rz. 22 der Urteilsbegründung) sind die Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 7 EStG regelmäßig innerhalb einer Frist von zehn Tagen vorzunehmen und dürfen ausnahmsweise allenfalls einen Monat aufgeschoben werden.

Merke — Im Streitfall handelte es sich um den Abzug bzw. die Aufzeichnung der tatsächlich entstandenen Aufwendungen. Entscheidet sich der Steuerpflichtige demgegenüber für den Ansatz der Jahrespauschale (1.260 EUR) für das häusliche Arbeitszimmer, bestehen die Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG nicht (so das Bundesfinanzministerium im Schreiben vom 15.8.2023, Rz. 26).

Quelle — BFH-Urteil vom 24.3.2026, Az. VIII R 6/24, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 254027; BFH, PM Nr. 30/26 vom 15.5.2026; BMF-Schreiben vom 15.8.2023, Az. IV C 6 - S 2145/19/10006 :027, Rz. 26