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Außenprüfung und Betriebsprüfung

Kündigt das Finanzamt eine Außenprüfung an, schrillen bei vielen Firmen die Alarmglocken. In der Regel ist jedoch Angst oder Unwohlsein unnötig. Sind die Buchhaltung oder Warenwirtschaftssysteme und bei bargeldintensiven Betrieben insbesondere die Kassenführung in Ordnung, so gibt es selten Anlass zur Sorge.

Es lohnt sich allerdings, sich auf eine Prüfung gut vorzubereiten. Dazu zählt auch die rechtzeitige Zusammenarbeit mit uns als Ihrem Berater.

Weitere Formen der Außenprüfung sind beispielsweise die Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder die Lohnsteuerprüfung.

Termine für die Außenprüfung werden, entgegen dem Gefühl von manchem Steuerpflichtigen, keineswegs willkürlich angeordnet. Es gibt klare Regelungen, nach denen die Betriebsprüfungen festgelegt werden. Grundsätzlich richtet sich die Häufigkeit einer Betriebsprüfung nach der Betriebsgröße.

Neben diesen "routinemäßigen" Untersuchungen gibt es auch die bedarfsorientierte Anordnung einer Außenprüfung, die durchgeführt wird, wenn das Finanzamt anhand der vorgelegten Unterlagen (Steuererklärung, Bilanz, Einnahme-/ Überschussrechnung usw.) einen Prüfungsbedarf zu erkennen glaubt. Grundsätzlich gilt die Regel, dass jede Unregelmäßigkeit das Misstrauen des Finanzamtes weckt.

Selbst wenn alles bei Ihnen in Ordnung ist und Ihr Betrieb aufgrund der Einstufung nach der Größenordnung – Kleinstbetriebe werden statistisch nur alle 53 Jahre und Kleinbetriebe nur alle 21 Jahre geprüft, während Großbetriebe durchgehend geprüft werden – noch lange nicht zu Prüfung ansteht, kann es dennoch zu einer Prüfung kommen. Zum einen soll von Betriebsprüfungen ein gewisses Überraschungsmoment ausgehen, weshalb ein Teil der jährlich zu prüfenden Unternehmen per Losverfahren bestimmt wird. Zum anderen finden besondere jährlich festgelegte Kriterien wie z.B. Berufsgruppen oder auf Anregung des veranlagenden Beamte bestimme Sachverhalte in den eingereichten Steuererklärungen wie anhaltende hohe Verluste, Investitionen und schwankende Gewinne oder Umsätze ebenso wie Aufgabe von Betrieben, Umstrukturierungen oder fehlende Entnahmen Berücksichtigung.

Geprüft wird häufig (mittels) Rohaufschlagsabweichungen, Verprobung von Stundensätzen, Mengenrechnungen, Betriebsvergleichen, Vermögensrechungen, Instandhaltungsaufwand, Anlagenabschreibung, PKW, (fingierte) Darlehen, Repräsentationsaufwendungen, Reisekosten, angestellte Ehegattin und Verwandte, verdeckte Gewinnausschüttungen und Auslandsbeziehungen.

Üblicherweise werden die letzten drei veranlagten Jahre geprüft. Bei Bedarf kann der Zeitraum ausgedehnt werden. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung kann der Prüfungszeitraum auf bis zu 10 Jahre ausgedehnt werden

Überraschend kommt eine Prüfung allerdings nicht. Sie erhalten mindestens 14 Tage vor der Prüfung eine Prüfungsanordnung. In diesen zwei Wochen haben Sie dann noch ein wenig Zeit mit unserer Unterstützung, den Besuch der Prüfer vorzubereiten.

Sobald Sie die Prüfungsanordnung in Ihren Händen halten, ist es allerdings zu spät für eine strafbefreiende Selbstanzeige. Trotzdem sollte eine solche Selbstanzeige jetzt noch in Erwägung gezogen werden, da sie dennoch in der Regel strafmindernd wirkt.

Die Betriebsprüfung hat von Amts wegen die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse zu ermitteln, die für die Abgabepflicht und die Erhebung der Abgaben wesentlich sind. Der Prüfer ist gesetzlich verpflichtet auch zugunsten des Abgabepflichtigen zu prüfen.

Formell richtig geführte Bücher entfalten die gesetzliche Vermutung, dass auch materiell alles in Ordnung ist. Daher sind ordentliche Grundaufzeichnungen besonders wichtig.

Die richtige Einstellung zum Prüfer hilft bei der zügigen und möglichst reibungslosen Abwicklung einer Außenprüfung. Dazu gehört Respekt vor der Person des Prüfers. Der Prüfer ist ein gut ausgebildeter Fachmann und entscheidet darüber, ob ein
Tatbestand aus Sicht des Finanzamts als erwiesen anzusehen ist, oder nicht. Die Arbeit des Prüfers sollte nicht unnötig erschwert werden, etwa durch Auskunftsverweigerung oder zögernde Herausgabe von Unterlagen oder schlechte Arbeitsbedingungen, zumal Ihre Kooperation erzwungen und für Verzögerungen sog. Verzögerungsgelder festgesetzt werden können. Gegenseitige Achtung verbessert das Klima. Wir als Fachmann und Gegenpart zum Betriebsprüfer achten darauf, dass Ihre Rechte gewahrt werden und die Prüfung nicht nur zu Ihren Lasten durchgeführt wird.

Während der Prüfung stellt der Prüfer in der Regel mehrere Prüfungsanfragen. Dabei ist es sinnvoll darauf zu achten, dass diese schriftlich gestellt und auch beantwortet werden. Von sämtlichen vorgelegten Unterlagen sollten Kopien angefertigt werden, damit später klar ist, welche Unterlagen sich der Prüfer besonders angeschaut hat.

Die Ergebnisse teilt der Prüfer in vorläufigen Prüfungsfeststellungen mit, deren Inhalt dann in einer gemeinsamen Schlussbesprechung optimaler weise abschließend und übereinstimmend aufgearbeitet wird.

Mit dem Gespräch wird die Prüfung beendet und Sie erhalten einen Abschlussbericht. Dieser Bericht dient als Basis für die neuen Steuerbescheide, gegen die wir für Sie selbstverständlich die gleichen Rechtsmittel haben wie gegen die zuvor ergangenen Bescheide. Deshalb erhält auch der Finanzbeamte, der Ihre Steuererklärung im Finanzamt bearbeitet, eine Ausfertigung des Berichtes. Sinnvollerweise führt man allerdings eine Einigung im Rahmen der Schlussbesprechung herbei. Denn der Einspruch nach einer Betriebsprüfung führt mit hoher Wahrscheinlichkeit zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, bei wir Sie zwar wiederum kompetent Vertreten können, die jedoch sehr teuer werden kann und sich häufig über Jahre hinzieht.